Das Hauptziel der Digitalisierung ist die Steigerung von Effizienz, Genauigkeit und Zugänglichkeit durch den Einsatz digitaler Technologien zur Automatisierung und Optimierung von Prozessen. Ein grosser Teil unseres Lebens ist bereits bis zu einem gewissen Grad digitalisiert, da die meisten von uns Online-Shopping, E-Commerce, Online-Banking oder ähnliche Dienste nutzen. Viele Unternehmen und Organisationen sind jedoch noch dabei, herauszufinden, was Digitalisierung für sie bedeutet und in welchem Umfang sie am besten umgesetzt werden kann.
Wenn Sie einen Prozess in Ihrem Unternehmen digitalisieren, empfiehlt es sich, eine Reihe von Leitlinien zu befolgen, die im Folgenden beschrieben werden:
Bevor mit dem Digitalisierungsprozess begonnen wird, ist es wichtig, den bestehenden analogen/manuellen Prozess vollständig zu verstehen. Dazu gehört die Identifizierung der wichtigsten Schritte, der Inputs und Outputs sowie aller Probleme oder Schwachstellen, die behoben werden müssen. Scheuen Sie sich nicht, einen Prozess zu verbessern, während Sie ein digitales Gegenstück entwerfen.
Es ist wichtig, sich klare Ziele für die Umsetzung des Digitalisierungsprozesses zu setzen. Diese Ziele sollten mit den allgemeinen Unternehmenszielen übereinstimmen und spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden (SMART) sein.
Es gibt zahlreiche Technologien, und es ist entscheidend, die richtige für Ihr Unternehmen zu wählen. Die Auswahl der richtigen Software, Hardware und Tools ist wichtig, damit Sie den Prozess wirksam digitalisieren können.
Digitale Prozesse können anfällig für Cyber-Bedrohungen sein. Deshalb ist es wichtig, dass der Sicherheit bei der Digitalisierung von analogen Prozessen Vorrang eingeräumt wird. Dazu gehört die Implementierung robuster Sicherheitsmassnahmen wie Firewalls, Verschlüsselung und Authentifizierungsprotokolle.
Während digitale Prozesse viele Aufgaben automatisieren können, ist es wichtig, den Aspekt des Menschen im Prozess zu berücksichtigen. Dazu gehört, dass Mitarbeiter in den neuen digitalen Prozessen geschult werden, benutzerfreundliche Schnittstellen geschaffen werden und sichergestellt wird, dass Mitarbeiter über die notwendigen Fähigkeiten verfügen, um die neuen digitalen Werkzeuge effektiv zu nutzen.
Wie bei jedem neuen Prozess ist es wichtig, den digitalen Prozess zu testen und zu verfeinern, um sicherzustellen, dass er reibungslos funktioniert. Dies beinhaltet die Durchführung von Pilotprojekten, das Einholen von Feedback und gegebenenfalls die Umsetzung von Anpassungen.
Es ist wichtig, sich bewusst zu machen, dass ineffiziente Prozesse nicht zwangsläufig zu einem effizienten digitalisierten Prozess führen, und dass viele Faktoren eine Rolle spielen, insbesondere wenn es Altsysteme gibt, die bereits einen Teil des Geschäfts digital verwalten. Hier wird CSD höchstwahrscheinlich der einzige Weg nach vorne sein.